Edustajiston syyskokous ja Bongariliitto 40 vuotta

Tervetuloa Vantaalle BirdLife Suomen edustajiston syyskokousviikonloppuun sekä juhlimaan 40-vuotiasta Bongariliittoa!

 

Aika: la–su 22.–23.11.

Paikka:

• Sokos Hotel Vantaa (Hertaksentie 2, Tikkurila, Vantaa)
• Päiväohjelmiin voi osallistua myös etäyhteydellä Google Meet -palvelussa (linkki jaetaan edustajille ja muille ilmoittautuneille etäosallistujille).

Ohjelma

Lauantai

• klo 11.00–12.15 BirdLife Suomen järjestöohjelmaa (striimataan etäosallistujille)
  • Lintuatlaksen alustavia tuloksia
  • Ajankohtaisia tietoiskuja: vuoden lintu, SOTKA-hanke, uusi lintukurssimateriaali

• klo 12.15–13.00 Lounas

• klo 13.00–17.00 Bongariliitto 40 vuotta (striimataan etäosallistujille)
  Huom. ohjelmassa on muutoksia odottamattomien esteiden vuoksi.
  
  • 13.00–13.15 Aloitus
  • 13.15–14.30 Pierre-André Crochet: Chasing 950 species in the Western Palearctic: Tales of travels to far flung places and outrageous twitches
  • 14.30–15.30 Kakkukahvit
  • 15.30–16.45 Alexander Lees: Vagrancy in birds (etänä)

• klo 19.00–23.00 Bongariliiton iltajuhla
  • Alkusanat
  • Buffet-ruokailu
  • Tomi Muukkonen: Bongausta ennen ja nyt
  • Huomionosoitukset ja onnittelut
  • Huomaa:
    • Iltajuhlan pukukoodi on tumma puku.
    • Juhlan aikana on mahdollista esittää onnitteluja yhdistykselle.
    • Mahdolliset muistamiset toivotaan Bongariliitto ry:n tilille FI51 5711 5840 0185 41. Kertyneet varat käytetään lintujen lajimääritystä tukeviin DNA-tutkimuksiin.

Sunnuntai

• klo 7.30–8.50 Aamiainen majoittuneille ja huoneiden luovutus
• klo 9.00–12.00 BirdLife Suomen edustajiston kokous (striimataan etäosallistujille)
• klo 12.00–12.45 Lounas
• klo 12.45–n. 14 Kokous jatkuu

 

Ilmoittautuminen

Ilmoittautuminen on päättynyt. Viimeinen ilmoittautumispäivä paikan päälle oli keskiviikko 5.11. Etäosallistujaksi sai ilmoittautua 19.11. asti.

HUOM: Ilmoittautuminen paikan päälle on sitova. Jos joudut perumaan saapumisesi, ota mahdollisimman pian yhteyttä järjestökoordinaattoriin. Peruutus ei välttämättä onnistu kuluitta.

Ilmoittaudu verkkolomakkeella myös jos osallistut etänä, niin saat osallistumislinkin tapahtumaviikolla. Edustajat voivat lomakkeella ilmoittaa myös, jos eivät osallistu lainkaan.

BirdLifen edustajiston jäsenillä on oikeus osallistua ilmoittautumatta edustajiston kokoukseen, mutta ilman majoitusta ja ruokailuja.

 

Osallistuminen paikan päällä

Paikalle on helppo tulla julkisella liikenteellä: Tikkurilan rautatieasemalta on noin 250 metrin kävelymatka hotellille. Lähes kaikki päärataa kulkevat kaukojunat pysähtyvät Tikkurilassa.

Maksullinen pysäköinti. Pysäköintihalliin on ajoluiska hotellin kulmalta. Katso pysäköintiohjeet hotellin verkkosivuilta. Pysäköinti maksetaan itse paikan päällä hotellin ohjeiden mukaisesti.

Sisäänkirjautuminen huoneisiin klo 15 alkaen ja uloskirjautuminen klo 12 mennessä (edustajien suositellaan kirjautuvan ulos jo aamulla ennen kokouksen alkua). Aikaisemmin saapuessa voi tiedustella, onko huoneita jo valmiina.

 

Hinnat:

HUOM: Laskutamme osallistujat viikonlopun jälkeen. Paikan päällä ei tarvitse maksaa muuta kuin illallisen juomat ja mahdollinen pysäköinti.

• Lauantain lounas: 22 €
• Lauantain ohjelma + kakkukahvit: maksuton (Bongariliitto tarjoaa)
• Lauantain illallinen: 52 €. Hintaan ei sisälly juomia. Ruokajuomia voi ostaa itse paikan päällä.
• Sunnuntain lounas: 22 €
• Majoitus:
  • 1 hengen huone: 120 €/hlö/yö
  • Paikka 2 hengen huoneesta: 70 €/hlö/yö
  • Majoituksen voi varata yhdeksi (la–su) tai kahdeksi (pe–su) yöksi.
  • Majoituksen hintaan sisältyy aamiainen.

 

Osallistuminen etänä

Osallistumislinkin saat ilmoittautumalla ennakkoon verkkolomakkeella. Edustajat saavat linkin edustajistopostin mukana, mutta toivomme silti myös etäosallistujien ilmoittautuvan verkkolomakkeella.

Ohjeet Google Meetin käyttöön löytyvät tästä linkistä. Jos osallistut tietokoneella, sinun ei tarvitse kirjautua etkä tarvitse Google-tunnuksia. Jos osallistut mobiililaitteella, tarvitset ilmaisen sovelluksen, johon kirjaudutaan Google-tunnuksilla (esim. gmail-tunnukset).

Etänä voi seurata lauantain päiväohjelmaa ja sunnuntain kokousta. Ks. kellonajat ohjelmasta.

Ennakkovalmistelut:

• Jos et ole aiemmin käyttänyt Google Meetiä, tutustu ohjeisiin ja valmistaudu tarpeen mukaan. Esimerkiksi jos osallistut mobiililaitteella, asenna sovellus valmiiksi ja kirjaudu siihen hyvissä ajoin ennen kokousta.
• Edustaja: tarkista, että jäsenrekisteriin merkityn sähköpostiosoitteesi postilaatikossa on tilaa vastaanottaa uusia viestejä. Sunnuntaina mahdollisten äänestysten linkit lähetetään sähköpostitse.

Tapahtumassa:

• Sulje heti aluksi kamerasi kamera-kuvakkeesta. Osallistujien kamerat pidetään kiinni, jotta kaistaa säästyy mahdollisimman hyvälle äänentoistolle.
  • Voit avata kamerasi oman puheenvuorosi ajaksi, jos haluat ja jos kaista riittää. Kuvasi heijastetaan kokoustilan valkokankaalle.
• Sulje heti aluksi mikrofonisi mikrofoni-kuvakkeesta. Osallistujien mikrofonit pidetään kiinni muulloin kuin oman puheenvuoron aikana.
• Puheenvuoro pyydetään käyttämällä kädennosto-toimintoa.
  
• Puheenvuoro ilmoitetaan suullisesti. Kun saat puheenvuoron, avaa mikrofonisi, ja halutessa myös kamerasi.
• Kun olet lopettanut puheenvuorosi, muista sulkea mikrofoni ja kamera sekä poistaa kädennosto.
• Jos saavut sunnuntain kokoukseen nimenhuudon jälkeen tai poistut kokouksesta ennen sen päättymistä, pyydä puheenvuoro ja ilmoita asiasta pöytäkirjaa varten. Äänestyksiin voivat osallistua vain pöytäkirjaan merkityt edustajat.
• Mahdolliset tekniset kommentit (esimerkiksi pyyntö puhua kovempaa) kirjoitetaan chat-ikkunaan. Muuten toivomme, että chattia käytetään mahdollisimman vähän.
• Jos sunnuntain kokouksessa toimitetaan äänestyksiä, ne toteutetaan Webropol-palvelulla, joka mahdollistaa suljetun lippuäänestyksen.
  • Linkki äänestykseen lähetetään edustajille sähköpostiin.
  • Kokouksen puheenjohtaja avaa ja sulkee äänestyksen.
  • Varmista, että tallennat äänesi ”Lähetä”-napista, jonka jälkeen aukeaa kiitos-sivu.
  • Äänestysongelmissa kirjoita chattiin ja noudata puheenjohtajan antamia ohjeita.

Ongelmatilanteet:

Katso ohjeet yleisimpien ongelmien ratkaisemiseen (sivun alaosa).

Jos nämä neuvot eivät auta, soita 010 406 6202 (Jan Södersved). Yksityiskohtaista teknistä tukea emme pysty antamaan, koska laitteet ovat niin erilaisia, mutta Jan neuvoo parhaansa mukaan.

Laajoissa tai muuten poikkeuksellisissa ongelmatilanteissa (esimerkiksi jos sunnuntain kokous joudutaan keskeyttämään teknisten ongelmien vuoksi) päivitämme lisätietoja tälle sivulle ja/tai edustajien WhatsApp-ryhmään. (Jos haluat ryhmään, ota yhteyttä edustajakollegoihin tai Inkaan.)