Edustajiston kevätkokous ja RSLH 20 vuotta

Kuva: Rauman kaupunki

Tervetuloa BirdLife Suomen edustajiston kevätkokousviikonloppuun sekä Rauman Seudun Lintuharrastajat ry:n 20-vuotisjuhlaan

Aika: la–su 26.–27.3.

Paikka:

  • Rauma, Scandic Rauma (Aittakarinkatu 9, 26100 Rauma)
  • Ohjelmaan voi soveltuvin osin osallistua myös etäyhteydellä Google Meet -palvelussa (linkki jaetaan edustajille ja RSLH:n juhlaan ilmoittautuneille etäosallistujille).
  • Ohjelma myös tallennetaan ja esitetään suoratoistona BirdLifen Youtube-kanavalla.

Ohjelma

Lauantai

  • klo 12.00–12.45 Lounas
  • klo 13.00–17.30 BirdLife Suomen järjestöpäivä (striimataan etäosallistujille)
    • Klo 13.00–14.30 Nuorisotoiminta: miten nuorten omaehtoista toimintaa tuetaan?
    • Klo 14.30–14.50 Tietoisku
    • Klo 15.00–15.30 Taukoulkoilu Vanhassa Raumassa. Varaa ulkovaatteet ja halutessa kiikari mukaan. (ei striimausta)
    • Klo 15.30–16.00 Iltapäiväkahvit (ei striimausta)
    • Klo 16.00–n. 17.15 Kilpailu- ja palkintotyöpaja: mitä kilpailuja ja palkitsemisen muotoja yhdistyksillä on? Jaetaan parhaat vinkit.
    • Noin klo 17.15–17.30 Tietoisku
  • klo 18.30– Iltajuhla: Rauman Seudun Lintuharrastajat 20 vuotta
    • Buffet-ruokailu
    • Klo 19.30 Maljapuhe (striimataan etäosallistujille)
    • Klo 19.35 Juhlaesitelmä. Raimo Sundelin: Raumanmeren kansallispuisto (striimataan etäosallistujille)
    • Klo 20.35 Juhlapuhe (striimataan etäosallistujille)
    • Muistamiset ja onnittelut

Sunnuntai

  • klo 7.30–8.45 Aamiainen majoittuneille
  • klo 9.00–11.30 BirdLife Suomen edustajiston kokous (striimataan etäosallistujille)
  • klo 11.30–12.15 Lounas ja huoneiden luovutus
  • klo 12.15– Kokous jatkuu noin klo 14 asti (striimataan etäosallistujille)

Ilmoittautuminen

⇒ ILMOITTAUDU TÄSTÄ verkkolomakkeella 8.3. mennessä, tai pelkkään iltajuhlaan 17.3. mennessä.

Ilmoittaudu verkkolomakkeella mieluusti myös jos osallistut etänä Google Meet-palvelussa. Ilmoittautuneet etäosallistujat ovat RSLH:n iltajuhlassa etusijalla, jos etäosallistujien määrää joudutaan rajaamaan. Edustajat voivat osallistua etänä myös ilman ilmoittautumista, jos striimipalveluun mahtuu (max. 100 hlö).

Edustajat voivat lomakkeella ilmoittaa myös, jos eivät osallistu lainkaan. Edustajalla on myös oikeus osallistua ilmoittautumatta edustajiston kokoukseen, mutta ilman majoitusta ja ruokailuja.

HUOM: Ilmoittautuminen paikan päälle on sitova. Jos pandemiatilanne huononee niin, että viranomaisrajoitukset estävät tilaisuuden järjestämisen paikan päällä, varaukset perutaan kuluitta.

Osallistuminen paikan päällä

Noudatamme voimassaolevia suosituksia ja rajoituksia sekä hotellin antamia turvaohjeita, kuten mahdollista maskisuositusta. Tarkemmat ohjeet lähetetään osallistujille sähköpostitse lähempänä tilaisuutta. Tutustu hotellin toimenpiteisiin turvallisen vierailun takaamiseksi.

RSLH:n iltajuhlan pukukoodi on smart casual, iloinen yhdessäolo on tärkeintä! Juhlan aikana on mahdollista esittää onnitteluja yhdistykselle.

Hinnat:

  • La-lounas: 17 €
  • La-iltapäiväkahvi: 5 €
  • La-illallinen: illalliskortti 42 €. Hinta ei sisällä ruokajuomia. RSLH tarjoaa kaikille alkumaljan.
  • Su-lounas: 17 €
  • Majoitus
    • 1 hengen huone: 109 €/hlö/yö
    • Paikka 2 hengen huoneesta: 64,50 €/hlö/yö
    • Majoituksen voi varata yhdeksi (la–su) tai kahdeksi (pe–su) yöksi.
    • Majoituksen hintaan sisältyy aamiainen ja pysäköinti.
  • Aamiainen ei-majoittuvalle: 19,50 €, maksetaan erikseen paikan päällä.

Sisäänkirjautuminen huoneisiin klo 15 alkaen ja uloskirjautuminen klo 12 mennessä. Aikaisemmin saapuessa voi tiedustella, onko huoneita jo valmiina.

Rauman linja-autoasemalta on 1,1 km kävelymatka hotellille. Hotellin yhteydessä on myös maksuton pysäköintialue, johon tarvittavan pysäköintiluvan voi hakea vastaanotosta.

Osallistuminen etänä

Ohjeet Google Meetin käyttöön löytyvät tästä linkistä.

Etänä voi seurata lauantain päiväohjelmaa (taukoa lukuunottamatta), lauantain iltaohjelman puheosuutta ja sunnuntain kokousta. Ks. tarkemmin ohjelmasta.

Ennakkovalmistelut:

  • Jos et ole aiemmin käyttänyt Google Meetiä, tutustu ohjeisiin ja valmistaudu tarpeen mukaan. Esimerkiksi jos osallistut mobiililaitteella, asenna sovellus valmiiksi ja kirjaudu siihen hyvissä ajoin ennen kokousta.
  • Edustaja: tarkista, että jäsenrekisteriin merkityn sähköpostiosoitteesi postilaatikossa on tilaa vastaanottaa uusia viestejä. Sunnuntaina mahdollisten äänestysten linkit lähetetään sähköpostitse.

Tapahtumassa:

  • Sulje heti aluksi kamerasi kamera-kuvakkeesta. Osallistujien kamerat pidetään kiinni, jotta kaistaa säästyy mahdollisimman hyvälle äänentoistolle.
    • Voit avata kamerasi oman puheenvuorosi ajaksi, jos haluat ja jos kaista riittää. Kuvasi heijastetaan kokoustilan valkokankaalle.
  • Sulje heti aluksi mikrofonisi mikrofoni-kuvakkeesta. Osallistujien mikrofonit pidetään kiinni muulloin kuin oman puheenvuoron aikana.
  • Puheenvuoro pyydetään käyttämällä kädennosto-toimintoa.
  • Puheenvuoro ilmoitetaan suullisesti. Kun saat puheenvuoron, avaa mikrofonisi, ja halutessa myös kamerasi.
  • Kun olet lopettanut puheenvuorosi, muista sulkea mikrofoni ja kamera sekä poistaa kädennosto.
  • Jos saavut sunnuntain kokoukseen nimenhuudon jälkeen tai poistut kokouksesta ennen sen päättymistä, pyydä puheenvuoro ja ilmoita asiasta pöytäkirjaa varten. Äänestyksiin voivat osallistua vain pöytäkirjaan merkityt edustajat.
  • Mahdolliset tekniset kommentit (esimerkiksi pyyntö puhua kovempaa) kirjoitetaan chat-ikkunaan. Muuten toivomme, että chattia käytetään mahdollisimman vähän.
  • Jos sunnuntain kokouksessa toimitetaan äänestyksiä, ne toteutetaan Webropol-palvelulla, joka mahdollistaa suljetun lippuäänestyksen.
    • Linkki äänestykseen lähetetään edustajille sähköpostiin.
    • Kokouksen puheenjohtaja avaa ja sulkee äänestyksen.
    • Varmista, että tallennat äänesi “Lähetä”-napista, jonka jälkeen aukeaa kiitos-sivu.
    • Äänestysongelmissa kirjoita chattiin ja noudata puheenjohtajan antamia ohjeita.

Ongelmatilanteet:

Katso ohjeet yleisimpien ongelmien ratkaisemiseen (sivun alaosa).

Jos nämä neuvot eivät auta, soita 010 4066 202 (Jan Södersved). Yksityiskohtaista teknistä tukea emme pysty antamaan, koska laitteet ovat niin erilaisia, mutta Jan neuvoo parhaansa mukaan.

Laajoissa tai muuten poikkeuksellisissa ongelmatilanteissa (esimerkiksi jos sunnuntain kokous joudutaan keskeyttämään teknisten ongelmien vuoksi) päivitämme lisätietoja tälle sivulle ja edustajien WhatsApp-ryhmään. (Jos haluat ryhmään, ota yhteyttä edustajakollegoihin tai Inkaan.)