Edustajiston kevätkokous

BirdlifeSuomi-GoogleMeet logot

Tervetuloa BirdLife Suomen edustajiston sääntömääräiseen kevätkokoukseen!

Aika: sunnuntai 21.3. klo 14

Paikka:

  • Kokous järjestetään etäyhteydellä Google Meet -palvelussa (linkki on lähetetty edustajille).
  • Fyysisenä kokouspaikkana BirdLife Suomen toimisto (Annankatu 29 A 16, Helsinki). Paikalle otetaan korkeintaan 5 henkilöä saapumisjärjestyksessä. Emme suosittele fyysiseen kokoukseen osallistumista.

Kokoukseen ei tarvitse ilmoittautua, mutta toivomme edustajien ilmoittavan aikeistaan Webropol-kyselyllä, jonka linkki on lähetetty kaikille edustajille.

Kokous tallennetaan ja esitetään mahdollisesti suoratoistona BirdLifen Youtube-kanavalla.

Halukkaille järjestetään myös “virtuaalinen kahvipöytä“: rentoa keskustelua ajankohtaisista aiheista ennen kokousta klo 13–13.45. Lisätietoa lähetetään sähköpostitse!

Osallistuminen

Ohjeet Google Meetin käyttöön löytyvät tästä linkistä.

Ennakkovalmistelut:

  • Tarkista, että olet saanut 19.2. kaikille edustajille Webropolin kautta lähetetyn sähköpostiviestin. Viestissä on linkki kyselyyn, jolla voit kertoa, aiotko osallistua kokoukseen ja kahvipöytäkeskusteluun. Jos et ole saanut tällaista viestiä, ota yhteyttä: inka.plit@birdlife.fi
  • Jos et ole aiemmin käyttänyt Google Meetiä, tutustu ohjeisiin ja valmistaudu tarpeen mukaan. Esimerkiksi jos osallistut mobiililaitteella, asenna sovellus valmiiksi ja kirjaudu siihen hyvissä ajoin ennen kokousta.

Kokouksessa:

  • Sulje heti aluksi kamerasi kamera-kuvakkeesta. Osallistujien kamerat pidetään kiinni koko ajan, jotta kaistaa säästyy mahdollisimman hyvälle äänentoistolle.
    • HUOM: Puheenjohtaja ja asioiden esittelijät avaavat kameransa omien puheenvuorojensa ajaksi. Välillä ruudussa näytetään myös kokousdokumentteja.
  • Sulje heti aluksi mikrofonisi mikrofoni-kuvakkeesta. Osallistujien mikrofonit pidetään kiinni muulloin kuin oman puheenvuoron aikana.
  • Puheenvuoro pyydetään käyttämällä kädennosto-toimintoa.
  • Puheenvuoro ilmoitetaan suullisesti. Kun saat puheenvuoron, avaa mikrofonisi, mutta ei kameraa.
  • Kun olet lopettanut puheenvuorosi, muista sulkea mikrofoni ja poistaa kädennosto.
  • Jos saavut kokoukseen nimenhuudon jälkeen tai poistut kokouksesta ennen sen päättymistä, pyydä puheenvuoro ja ilmoita asiasta pöytäkirjaa varten.
  • Mahdolliset tekniset kommentit (esimerkiksi pyyntö puhua kovempaa) kirjoitetaan chat-ikkunaan. Muuten toivomme, että chattia käytetään mahdollisimman vähän.
  • Jos kokouksessa toimitetaan äänestyksiä, ne toteutetaan Webropol-palvelulla, joka mahdollistaa suljetun lippuäänestyksen.
    • Linkki äänestykseen lähetetään edustajille sähköpostiin.
    • Kokouksen puheenjohtaja avaa ja sulkee äänestyksen.
    • Varmista, että tallennat äänesi “Lähetä”-napista, jonka jälkeen aukeaa kiitos-sivu.
    • Äänestysongelmissa kirjoita chattiin ja noudata puheenjohtajan antamia ohjeita.

Ongelmatilanteet

Katso ohjeet yleisimpien ongelmien ratkaisemiseen (sivun alaosa).

Jos nämä neuvot eivät auta, soita 010 4066 202 (Jan Södersved). Yksityiskohtaista teknistä tukea emme pysty antamaan, koska laitteet ovat niin erilaisia, mutta Jan neuvoo parhaansa mukaan.

Laajoissa tai muuten poikkeuksellisissa ongelmatilanteissa päivitämme tälle sivulle lisätietoja (esimerkiksi jos kokous joudutaan keskeyttämään teknisten ongelmien vuoksi).