Edustajiston kevätkokous ja OA 100 vuotta
Tervetuloa BirdLife Suomen edustajiston kevätkokousviikonloppuun sekä Ostrobothnia Australiksen 100-vuotisjuhlaan Vaasaan!
(På svenska länge ner.)
Aika: la–su 23.–24.3.
Paikka:
- Kokous ja majoitus: Sokos Hotel Vaakuna (Kauppakeskus Rewell, Ylätori, Vaasa)
- Lauantain iltajuhla: Restaurant Bacchus, Svenska klubben (Rantakatu 4)
- Ohjelmaan voi soveltuvin osin osallistua myös etäyhteydellä Google Meet -palvelussa (linkki jaetaan edustajille ja muille ilmoittautuneille etäosallistujille).
Ohjelma
Myös iltajuhla pidetään pääosin suomeksi. Programmet hålls huvudsakligen på finska.
Lauantai
- klo 12.00–13.00 Lounas (Rosso, hotellin yhteydessä)
- klo 14.00–17.00 Järjestöohjelmaa (etäosallistumismahdollisuus tauon jälkeen klo 16.05–17.00)
- Huomaa muuttunut aikataulu
- Kokoustilat Majakka & Lokki, hotellin 3. kerros
- Sisältää kahvitauon ja ulkoilutauon
- Aiheina:
- Miten uutta strategiaa voidaan toteuttaa yhdistyksissä?
- Lintuatlaksen tuoreimmat kuulumiset (myös etänä)
- Tiira-lintutietopalvelun uuden havaintolomakkeen esittely (myös etänä)
- klo 19–23 Ostrobothnia Australis 100 vuotta -iltajuhla (Bacchus/Svenska klubben, 1 km hotellilta)
- Avaussanat, puheenjohtaja Anette Bäck
- Buffet-ruokailu
- Kuvaesitys: OA ennen, nyt ja tulevaisuudessa
- Huomionosoitukset ja onnittelut
- Mahdolliset muistamiset toivotaan OA:n lintutoimintaan (tilinumero FI69 4958 0010 1013 62). Esimerkki käyttökohteesta on Söderfjärdenin isokuovien kartoitushanke, joka on osa yhdistyksen juhlavuotta.
Sunnuntai
- klo 7.00–8.50 Aamiainen majoittuneille ja huoneiden luovutus
- klo 9.00–13.00 BirdLife Suomen edustajiston kokous (striimataan etäosallistujille)
- Kokoustilat Majakka & Lokki, hotellin 3. kerros
- klo 13.00–14.00 Lounas (Ravintola Venn, hotellin yhteydessä)
- (klo 14– kokous jatkuu tarvittaessa)
Ilmoittautuminen
⇒ ILMOITTAUDU TÄSTÄ verkkolomakkeella.
Viimeinen ilmoittautumispäivä paikan päälle oli keskiviikko 6.3. Etäosallistujaksi voi ilmoittautua vielä tapahtumaviikolla.
HUOM: Ilmoittautuminen paikan päälle on sitova. Ilmoittaudu verkkolomakkeella mieluusti myös jos osallistut etänä.
BirdLifen edustajiston jäsenillä on oikeus osallistua ilmoittautumatta edustajiston kokoukseen, mutta ilman majoitusta ja ruokailuja. Edustajat voivat lomakkeella ilmoittaa myös, jos eivät osallistu lainkaan.
Osallistuminen paikan päällä
Hotelli sijaitsee julkisen liikenteen asemien läheisyydessä: Vaasan rautatieasemalta ja matkakeskukselta on noin 650 metrin kävelymatka hotellille.
Maksullinen pysäköinti Toriparkissa. Katso tarkemmat pysäköintiohjeet hotellin verkkosivuilta.
Sisäänkirjautuminen huoneisiin klo 15 alkaen ja uloskirjautuminen klo 12 mennessä (edustajien suositellaan kirjautuvan ulos jo ennen kokouksen alkua). Aikaisemmin saapuessa voi tiedustella, onko huoneita jo valmiina.
Iltajuhlan pukukoodi on rento, iloinen yhdessäolo on tärkeintä! Juhlan aikana on mahdollista esittää onnitteluja yhdistykselle.
Hinnat:
HUOM: Laskutamme osallistujat viikonlopun jälkeen. Paikan päällä ei tarvitse maksaa muuta kuin illallisen ruokajuomat ja mahdollinen pysäköinti.
- Lauantain lounas: 17,50 €
- Lauantain iltapäiväkahvi ja pieni välipala: 10,60 €
- Lauantain illallinen (hinta ei sisällä ruokajuomia): 38 €
- OA tarjoaa iltajuhlan alkumaljan.
- Sunnuntain lounas: 17 €
- Majoitus
- 1 hengen huone: 95 €/hlö/yö
- Paikka 2 hengen huoneesta: 57,50 €/hlö/yö
- Paikka 3 hengen huoneesta (2 sänkyä + 1 lisävuode): 43,40 €
- Majoituksen voi varata yhdeksi (la–su) tai kahdeksi (pe–su) yöksi.
- Majoituksen hintaan sisältyy aamiainen.
- Aamiainen ei-majoittuvalle: 18 € (etukortilla 16 €), maksetaan erikseen paikan päällä.
Osallistuminen etänä
Osallistumislinkin saat ilmoittautumalla ennakkoon verkkolomakkeella, lisäksi edustajat saavat linkin edustajistopostin mukana. Ilmoittaudu joka tapauksessa verkkolomakkeella mieluusti myös jos osallistut etänä.
Ohjeet Google Meetin käyttöön löytyvät tästä linkistä. Jos osallistut tietokoneella, sinun ei tarvitse kirjautua etkä tarvitse Google-tunnuksia. Jos osallistut mobiililaitteella, tarvitset ilmaisen sovelluksen, johon kirjaudutaan Google-tunnuksilla (esim. gmail-tunnukset).
Etänä voi seurata lauantain iltapäiväohjelmaa osittain ja sunnuntain kokousta. Ks. kellonajat ohjelmasta.
Ennakkovalmistelut:
- Jos et ole aiemmin käyttänyt Google Meetiä, tutustu ohjeisiin ja valmistaudu tarpeen mukaan. Esimerkiksi jos osallistut mobiililaitteella, asenna sovellus valmiiksi ja kirjaudu siihen hyvissä ajoin ennen kokousta.
- Edustaja: tarkista, että jäsenrekisteriin merkityn sähköpostiosoitteesi postilaatikossa on tilaa vastaanottaa uusia viestejä. Sunnuntaina mahdollisten äänestysten linkit lähetetään sähköpostitse.
Tapahtumassa:
- Sulje heti aluksi kamerasi kamera-kuvakkeesta. Osallistujien kamerat pidetään kiinni, jotta kaistaa säästyy mahdollisimman hyvälle äänentoistolle.
- Voit avata kamerasi oman puheenvuorosi ajaksi, jos haluat ja jos kaista riittää. Kuvasi heijastetaan kokoustilan valkokankaalle.
- Sulje heti aluksi mikrofonisi mikrofoni-kuvakkeesta. Osallistujien mikrofonit pidetään kiinni muulloin kuin oman puheenvuoron aikana.
- Puheenvuoro pyydetään käyttämällä kädennosto-toimintoa.
- Puheenvuoro ilmoitetaan suullisesti. Kun saat puheenvuoron, avaa mikrofonisi, ja halutessa myös kamerasi.
- Kun olet lopettanut puheenvuorosi, muista sulkea mikrofoni ja kamera sekä poistaa kädennosto.
- Jos saavut sunnuntain kokoukseen nimenhuudon jälkeen tai poistut kokouksesta ennen sen päättymistä, pyydä puheenvuoro ja ilmoita asiasta pöytäkirjaa varten. Äänestyksiin voivat osallistua vain pöytäkirjaan merkityt edustajat.
- Mahdolliset tekniset kommentit (esimerkiksi pyyntö puhua kovempaa) kirjoitetaan chat-ikkunaan. Muuten toivomme, että chattia käytetään mahdollisimman vähän.
- Jos sunnuntain kokouksessa toimitetaan äänestyksiä, ne toteutetaan Webropol-palvelulla, joka mahdollistaa suljetun lippuäänestyksen.
- Linkki äänestykseen lähetetään edustajille sähköpostiin.
- Kokouksen puheenjohtaja avaa ja sulkee äänestyksen.
- Varmista, että tallennat äänesi “Lähetä”-napista, jonka jälkeen aukeaa kiitos-sivu.
- Äänestysongelmissa kirjoita chattiin ja noudata puheenjohtajan antamia ohjeita.
Ongelmatilanteet:
Katso ohjeet yleisimpien ongelmien ratkaisemiseen (sivun alaosa).
Jos nämä neuvot eivät auta, soita 010 4066 202 (Jan Södersved). Yksityiskohtaista teknistä tukea emme pysty antamaan, koska laitteet ovat niin erilaisia, mutta Jan neuvoo parhaansa mukaan.
Laajoissa tai muuten poikkeuksellisissa ongelmatilanteissa (esimerkiksi jos sunnuntain kokous joudutaan keskeyttämään teknisten ongelmien vuoksi) päivitämme lisätietoja tälle sivulle ja/tai edustajien WhatsApp-ryhmään. (Jos haluat ryhmään, ota yhteyttä edustajakollegoihin tai Inkaan.)
Välkommen till BirdLife Finlands fullmäktiges vårmöte och Ostrobothnia Australis’ 100-årsjubileum i Vasa!
Tid: lördag–söndag 23.–24.3.
Plats:
- Möte och logi: Sokos Hotel Vaakuna (Köpcentrum Rewell, Övretorget, Vasa)
- Lördagens kvällsfest: Restaurang Bacchus, Svenska klubben (Strandgatan 4)
- Det är möjligt att delta delvis på distans via Google Meet-tjänsten (länken delas till representanter och andra anmälda distansdeltagare).
Program
OBS. Programmet hålls huvudsakligen på finska.
Lördag
- kl. 12.00–12.45 Lunch (Rosso, i anslutning till hotellet)
- kl. 13.00–17.00 Organisationens program (streamas till distansdeltagare kl 15.30–17.00)
- Möteslokalerna Majakka & Lokki, hotellets 3:e våning
- Inkluderar kafferast och kort tid ute
- Tema:
- Den nya strategin i fågelföreningarna
- Nyheter från fågelatlaset (streamas)
- Observationsformulären i nya Tiira (streamas)
- kl. 19.00–23.00 Ostrobothnia Australis 100 år -kvällsfest (Bacchus/Svenska klubben, 1 km från hotellet)
- Inledande ord, ordförande Anette Bäck
- Buffémiddag
- Bildpresentation: OA förr, nu och i framtiden
- Utmärkelser och gratulationer
- Eventuell uppvaktning önskas till OA:s fågelverksamhet, kontonummer FI69 4958 0010 1013 62. Ett exempel på användningsändamål är kartering av storspov på Söderfjärden, vilket är en del av föreningens jubileumsår.
Söndag
- kl. 7.00–8.50 Frukost för övernattande gäster och utcheckning
- kl. 9.00–13.00 BirdLife Finlands fullmäktigemöte (streamas till distansdeltagare)
- Möteslokalerna Majakka & Lokki, hotellets 3:e våning
- kl. 13.00–14.00 Lunch (Restaurang Venn, i anslutning till hotellet)
- (kl. 14.00– mötet fortsätter vid behov)
Anmälan
⇒ ANMÄL DIG HÄR via webbformuläret både för deltagande på plats och som distansdeltagare.
Anmäla att delta på plats senast på onsdag 6.3. Man kan anmäla att delta på distans ännu under evenemangsveckan.
OBS: Anmälan till att delta på plats är bindande. Anmäl dig gärna via webbformuläret även om du deltar på distans.
Representanter för BirdLifes fullmäktige har rätt att delta utan att anmäla sig till fullmäktigemötet, men utan logi och måltider. Representanter kan också ange i formuläret om de inte deltar alls.
Deltagande på plats
Hotellet ligger nära allmänna kommunikationsmedel: cirka 650 meter från Vasa järnvägsstation och resecentrum till hotellet.
Avgiftsbelagd parkering i Toriparkki. Se detaljerade parkeringsinstruktioner på hotellets webbplats.
Incheckning på rummen börjar kl. 15.00 och utcheckning senast kl. 12.00 (representanter rekommenderas att checka ut innan mötets början). Vid tidig ankomst kan du fråga om rummen redan är klara.
Kvällsfestens klädkod är ledig, glad gemenskap är det viktigaste! Under festen är det möjligt att gratulera föreningen.
Priser:
OBS: Vi fakturerar deltagarna efter helgen. På plats behöver du bara betala för kvällsmiddagens drycker och eventuell parkering.
- Lördagens lunch: 17,50 €
- Lördagens eftermiddagskaffe och litet mellanmål: 10,60 €
- Lördagens middag (drycker ingår ej): 38 €
- OA bjuder på en skål i början
- Söndagens lunch: 17 €
- Logi
- Enkelrum: 95 €/person/natt
- Plats i dubbelrum: 57,50 €/person/natt
- Plats i tremannarum (2 sängar + 1 extrasäng): 43,40 €
- Logi kan bokas för en (lördag–söndag) eller två (fredag–söndag) nätter.
- Frukost ingår i logipriset.
- Frukost för icke-övernattande gäster: 18 € (med rabattkort 16 €), betalas separat på plats.
Deltagande på distans
Du får deltagarlänken genom att anmäla dig i förväg via webbformuläret, dessutom får representanter länken via fullmäktige-e-posten. Anmäl dig ändå via webbformuläret även om du deltar på distans.
Instruktioner för att använda Google Meet hittar du här (på finska). Om du deltar via dator behöver du inte logga in och behöver inte ha Google-konton. Om du deltar via mobilen behöver du en gratis app där du loggar in med Google-kontot (t.ex. Gmail-kontot).
På distans kan du följa lördagens eftermiddagsprogram delvis och söndagens möte. Se tiderna i programmet.
Förberedelser i förväg:
- Om du inte har använt Google Meet tidigare, bekanta dig med instruktionerna och förbered dig enligt behov. Om du deltar via mobil, installera appen i förväg och logga in i den i god tid innan mötet.
- Representant: kontrollera att din e-postadress som finns i medlemsregistret har utrymme att ta emot nya meddelanden. Länkarna till eventuella omröstningar på söndagen skickas per e-post.
Under evenemanget:
- Stäng genast av din mikrofon och kamera från mikrofon- och video-ikoner i början. Deltagarnas mikrofoner och kameror hålls stängda när det inte är ens egen tur att tala.
- För att begära ordet, använd handuppräckningsfunktionen.
- Ordet begärs muntligen. När du får ordet, öppna din mikrofon och om så önskas även din kamera.
- När du har avslutat ditt inlägg, kom ihåg att stänga av mikrofonen och kameran samt ta bort handuppräckningen.
- Om du anländer till söndagens möte efter närvarorundan eller lämnar mötet innan det avslutas, be om ordet och meddela detta för protokollet. Endast de representanter som är angivna i protokollet får delta i omröstningar.
- Eventuella tekniska kommentarer (till exempel begäran om högre ljud) skrivs i chattfönstret. För övrigt önskar vi att chatten används så lite som möjligt.
- Om det genomförs omröstningar under söndagens möte, genomförs dessa med Webropol-tjänsten, vilket möjliggör sluten röstning.
- Länken till omröstningen skickas till representanterna via e-post.
- Mötesordföranden öppnar och stänger omröstningen.
- Se till att spara din röst genom att klicka på “Skicka”-knappen, varpå en tack-sida visas.
- Vid problem med omröstningen, skriv i chatten och följ instruktionerna från mötesordföranden.
Problemfall:
Se instruktioner för att lösa vanliga problem (nedre delen av sidan, på finska).
Om dessa råd inte hjälper, ring 010 4066 202 (Jan Södersved). Vi kan inte erbjuda detaljerat tekniskt stöd eftersom enheterna är så olika, men Jan hjälper till så gott han kan.
I fall av omfattande eller andra extraordinära problem (till exempel om söndagens möte måste avbrytas på grund av tekniska problem) uppdaterar vi ytterligare information på denna sida och/eller i representanternas WhatsApp-grupp. (Om du vill gå med i gruppen, kontakta dina kollegor i fullmäktige eller Inka.)