Edustajiston kevätkokous

BirdlifeSuomi-GoogleMeet logot

Tervetuloa BirdLife Suomen edustajiston sääntömääräiseen kevätkokoukseen!

Aika: sunnuntai 7.6. klo 16

Paikka:

  • Kokous järjestetään etäyhteydellä Google Meet -palvelussa (linkki on lähetetty edustajille).
  • Fyysisenä kokouspaikkana BirdLife Suomen toimisto (Annankatu 29 A 16, Helsinki). Paikalle otetaan korkeintaan 10 henkilöä saapumisjärjestyksessä. Emme suosittele fyysiseen kokoukseen osallistumista.

Kokoukseen ei tarvitse ilmoittautua.

Halukkaille järjestetään torstaina 28.5. klo 18.30–19 harjoittelukokous, jossa voi testata Meet-kokoukseen osallistumista. Linkki tähänkin kokoukseen on lähetetty edustajille.

Vallitsevan tilanteen vuoksi kevätkokouksen yhteyteen suunnitellut PHLY:n 50-vuotisjuhlat on siirretty ensi syksyyn.

Osallistumisohjeet

Tarvitset:

  • Nettiyhteyden
    • Mitä nopempi ja vakaampi yhteys, sen varmemmin etäkokoustaminen toimii. Hitaimmat kännykän mobiilinettiyhteydet eivät riitä.
  • Nettiyhteyttä käyttävän laitteen, jossa on kaiutin ja mikrofoni, eli jonkin seuraavista:
    • tietokoneen tai läppärin, jossa on kaiutin ja mikrofoni joko sisäänrakennettuina tai lisävarusteina
    • tai tablettitietokoneen
    • tai älypuhelimen.
  • Toimivan sähköpostiosoitteen, johon voidaan lähettää mahdollisten äänestysten linkit.
  • Kameraa ei tarvita, sillä osallistujien kamerat pidetään kokouksen aikana kiinni.
  • Tarvitset mahdollisesti Google-tilin, ks. alla Ennakkovalmistelut.

Suosittelemme lisäksi:

  • Kannattaa käyttää mitä tahansa laitteeseen kytkettävissä olevia kuulokkeita, jos on. Kuulokkeiden käyttö pienentää riskiä, että ääni alkaa kiertää laitteen kaiuttimesta takaisin mikrofoniin.
  • Kaikkein paras on ns. head-set, eli sankakuulokkeet ja niihin liitetty mikrofoni. Näin saadaan paras mahdollinen äänenlaatu.

Ennakkovalmistelut:

  • Tarkista, että olet saanut 7.5. kaikille edustajille lähetetyn sähköpostiviestin. Jos et, ota yhteyttä: inka.plit@birdlife.fi

Jos osallistut tietokoneella tai läppärillä:

  • Et tarvitse Google-tiliä.
  • Käytä mieluiten Chrome-selainta. Muut tuetut selaimet ovat Firefox, Edge ja Safari.
  • Anna selaimelle lupa käyttää mikrofonia:
    • Avaa selaimella osoite meet.google.com
    • Klikkaa “Start a meeting”
    • Klikkaa “Allow” tai “Salli”, kun selain kysyy lupaa mikrofonin käyttämiseen. (Voit tarvittaessa antaa luvan myös kameran käyttämiseen, ja sammuttaa sen kokouksen ajaksi.)

Jos osallistut tabletilla tai älypuhelimella:

Kokoukseen liittyminen:

Tietokoneella tai läppärillä:

  • Klikkaa kokouksen linkkiä edustajille lähetetystä sähköpostista
  • tai kirjoita selaimen osoiteriville kokouksen linkkiosoite
  • tai mene osoitteeseen meet.google.com ja syötä sivulta löytyvään kenttään kokouksen kirjainkoodi (osoitteen loppuosa).
  • Klikkaa liittymisnappia (“Liity”, “Pyydä saada liittyä”) tarvittavan monta kertaa. Odota, että sinut hyväksytään sisään. Tarvittaessa paina liittymisnappia uudestaan.
  • Pyydettäessä anna lupa käyttää laitteesi mikrofonia.

Tabletilla tai älypuhelimella:

  • Klikkaa kokouksen linkkiä edustajille lähetetystä sähköpostista (avaa Meet-sovelluksen)
  • tai avaa Google Meet -sovellus, syötä kokouksen kirjainkoodi (osoitteen loppuosa).
  • Klikkaa liittymisnappia (“Liity”, “Pyydä saada liittyä”) tarvittavan monta kertaa. Odota, että sinut hyväksytään sisään. Tarvittaessa paina liittymisnappia uudestaan.
  • Pyydettäessä anna lupa käyttää laitteesi mikrofonia.

Kokouksessa:

  • Sulje heti aluksi kamerasi kamera-kuvakkeesta. Osallistujien kamerat pidetään kiinni koko ajan, jotta kaistaa säästyy mahdollisimman hyvälle äänentoistolle.
    • HUOM: Puheenjohtaja ja asioiden esittelijät avaavat kameransa omien puheenvuorojensa ajaksi. Välillä ruudussa näytetään myös kokousdokumentteja.
  • Sulje heti aluksi mikrofonisi mikrofoni-kuvakkeesta. Osallistujien mikrofonit pidetään kiinni muulloin kuin oman puheenvuoron aikana.
  • Puheenvuoro pyydetään kirjoittamalla oma nimi chat-ikkunaan.
  • Puheenvuoro ilmoitetaan suullisesti. Kun saat puheenvuoron, avaa mikrofonisi, mutta ei kameraa. Kun olet lopettanut, muista sulkea mikrofoni.
  • Myös mahdolliset muut kommentit (esimerkiksi pyyntö puhua kovempaa) kirjoitetaan chat-ikkunaan.
  • Jos yhteys katkeaa kesken kokouksen, liity samalla linkillä/tunnuksella uudestaan.
  • Jos kokouksessa toimitetaan äänestyksiä, ne toteutetaan Webropol-palvelulla, joka mahdollistaa tarvittaessa myös suljetun lippuäänestyksen.
    • Linkki äänestykseen lähetetään edustajille sähköpostiin.
    • Kokouksen puheenjohtaja avaa ja sulkee äänestyksen.
    • Varmista, että tallennat äänesi “Lähetä”-napista, jonka jälkeen aukeaa kiitos-sivu.
    • Äänestysongelmissa kirjoita chattiin ja noudata puheenjohtajan antamia ohjeita.
google-meet-näkymä

Google Meet -näkymä iPadissa, kun kokous on käynnissä. Hallintakuvakkeet ovat samanlaiset muissakin laitteissa, mutta niiden sijainti voi vaihdella. Mikrofoni ja kamera ovat pois päältä, kun ne ovat punaisia. Chat löytyy puhekupla-kuvakkeen takaa.

Ongelmatilanteet

Muiden ääni ei kuulu minulle tai kuuluu väärästä paikasta

  • Tarkista laitteesi äänenvoimakkuus.
  • Jos käytät kuulokkeita mutta ääni kuuluu kaiuttimista, varmista kuulokkeiden kytkentä.
  • Jos vain tietyn puhujan äänessä on ongelmia, ilmoita ongelmasta chattiin.
  • Jos kaikki kuuluu (ja näkyy) huonosti, varmista että käytät parasta saatavilla olevaa nettiyhteyttä (esimerkiksi vaihda mobiilinetistä wifiin).
  • Kokeile poistua kokouksesta ja liittyä siihen uudestaan. Voit myös kokeilla liittyä eri laitteella.

Minun ääneni ei kuulu tai kuuluu huonosti muille

  • Tarkista, että olet avannut mikrofonin Meet-ikkunasta (punainen mikrofonin kuva).
  • Kysyikö laitteesi lupaa mikrofonin käyttöön kun liityit kokoukseen? Annoithan luvan? Jos et ole varma, kokeile poistua kokouksesta ja liittyä siihen uudestaan. Voit myös kokeilla liittyä eri laitteella.
  • Jos laitteessasi on usempi mikrofoni, avaa Meet-ikkunan valikko kolmesta pisteestä (yllä mallikuvassa oikeassa yläkulmassa), etsi mikrofonin valinta, ja valitse mitä mikrofonia Meet saa käyttää.
  • Varmista, että käytät parasta saatavilla olevaa nettiyhteyttä (esimerkiksi vaihda mobiilinetistä wifiin).
  • Kokeile poistua kokouksesta ja liittyä siihen uudestaan. Voit myös kokeilla liittyä eri laitteella.

Joku höpöttää taustalla

  • Joku on unohtanut sulkea mikrofoninsa. Älä lisää höpinää puhumalla mikkiin, vaan ilmoita asiasta chattiin. Ylläpitäjät voivat sulkea osallistujien mikrofonit.

En näe kuvaa tai esitystä

  • Meetin pitäisi automaattisesti näyttää esiintyjän kuva (jos hänellä on kamera päällä) tai esitys (jos sellainen on käynnissä). Jos ei, klikkaa osallistujien luettelo auki ja valitse sieltä:
    • Jos pitäisi näkyä henkilö, klikkaa hänen nimeään. Jos esiintyjän kuva ei vieläkään näy, kirjoita siitä chattiin (luultavasti kamera on unohtunut kiinni). Huom: esiintyjän kuva ei näy silloin jos hänellä on esitys käynnissä.
    • Jos pitäisi näkyä esitys, klikkaa esittäjän nimellä varustettua esityksen symbolia: nuoli ylöspäin ruudun sisällä.

Putosin pois kokouksesta tai yhteys kokoukseen katkesi

  • Liity uudestaan samalla linkkiosoitteella.
  • Jos ongelma on järjestäjän päässä, yhteyden palauttamisessa saattaa kestää jonkin aikaa. Kokeile liittymistä siinä tapauksessa useita kertoja.

Liittymispyyntöäni kokoukseen ei hyväksytä

  • Liittymispyynnöissä on todennäköisesti ruuhkaa tai Meetissä on teknisiä ongelmia. Yritä uudelleen, kunnes pääset sisään.

Jos nämä neuvot eivät auta, soita 010 4066 202 (Jan Södersved). Yksityiskohtaista teknistä tukea emme pysty antamaan, koska laitteet ovat niin erilaisia, mutta Jan neuvoo parhaansa mukaan.

Laajoissa tai muuten poikkeuksellisissa ongelmatilanteissa päivitämme tälle sivulle lisätietoja (esimerkiksi jos kokous joudutaan keskeyttämään teknisten ongelmien vuoksi).