Edustajiston syyskokous

Hotel Sveitsi ilmakuvassa. Kuva: Atte Malaska

Tervetuloa BirdLife Suomen edustajiston sääntömääräiseen syyskokoukseen!

Samalla juhlimme edustajiston kesken 40-vuotiasta Keski- ja Pohjois-Uudenmaan Lintuharrastajat Apus ry:tä.

Aika: sunnuntai 21.11. klo 9 alkaen. Kokousta edeltää Apus ry:n ja BirdLifen järjestämä ohjelma lauantaina 20.11.

Paikka:

  • Hyvinkää, Hotel Sveitsi (Härkävehmaankatu 4, 05900 Hyvinkää)
  • Kokoukseen ja osin lauantain ohjelmaan voi osallistua myös etäyhteydellä Google Meet -palvelussa (linkki lähetetään edustajille).
  • Kokous myös tallennetaan ja esitetään mahdollisesti suoratoistona BirdLifen Youtube-kanavalla.

Ohjelma

Lauantai

  • klo 12.00–12.45 Lounas
  • klo 13.00–14.30 Apuksen ohjelmaa
    • 13.00–13.45 Esitelmä: Kehrääjän muuttotutkimuksen tuloksia (Juha Honkala)
    • Lintuaiheinen ulkoilu: ulkovaatteet ja kiikarit mukaan!
  • klo 14.30–15.00 Iltapäiväkahvi
  • klo 15.00–17.30 BirdLifen ohjelmaa
    • Lintuatlas 2022–2025
    • Tiira
    • Lintukosteikkojen tila ja kunnostus
  • klo 18.30– Illallinen ja iltaohjelma
    • Buffet-ruokailu
    • Esitelmä: Rantamo-Seittelin altaat ja alueen pesimälinnusto (Seppo Niiranen)
    • Muistamiset ja onnittelut

Sunnuntai

  • klo 8.00–8.45 Aamiainen majoittuneille
  • klo 9.00–11.30 BirdLife Suomen edustajiston kokous
  • klo 11.30–12.15 Lounas (ja huoneiden luovutus)
  • klo 12.15– Kokous jatkuu (noin klo 14 asti)

Ilmoittautuminen

Paikan päälle kokoukseen ilmoittautui 18.10. mennessä yli 25 edustajaa, joten tilaisuus toteutuu.

Ilmoittautuminen paikan päälle päättyi 2.11., mutta edustajat voivat aina osallistua ilman ilmoittautumista etänä (tai paikan päällä ilman majoitusta ja ruokailuja).

HUOM: Ilmoittautuminen on sitova (paitsi jos tilaisuus siirtyy kokonaan verkkoon). Jos pandemiatilanne huononee niin, että viranomaisrajoitukset estävät tilaisuuden järjestämisen paikan päällä, varaukset perutaan kuluitta.

Osallistuminen paikan päällä

Noudatamme voimassaolevia suosituksia ja rajoituksia sekä hotellin antamia turvaohjeita, kuten maskisuositusta. Tarkemmat ohjeet on lähetetty sähköpostitse.

Tutustu hotellin toimenpiteisiin turvallisen vierailun takaamiseksi.

Hinnat:

  • La-lounas + iltapäiväkahvi: 19 €
  • La-illallinen: 42 € (+juomat)
  • Su-lounas: 17 €
  • Majoitus
    • 1 hengen huone: 114 €/hlö/yö
    • Paikka 2 hengen huoneesta: 62 €/hlö/yö
    • Majoituksen voi varata yhdeksi (la–su) tai kahdeksi (pe–su) yöksi.
    • Majoituksen hintaan sisältyy aamiainen, kuntosalin käyttö sekä sisäänpääsy Sveitsin uimalaan sen aukioloaikoina.

Sisäänkirjautuminen huoneisiin klo 15 alkaen ja uloskirjautuminen klo 12 mennessä. Aikaisemmin saapuessa voi tiedustella, onko huoneita jo valmiina.

Hyvinkään rautatieasemalta on 1,7 km kävelymatka hotellille. Hotellin edustalla on myös runsaasti maksutonta pysäköintitilaa asiakkaille.

Osallistuminen etänä

Ohjeet Google Meetin käyttöön löytyvät tästä linkistä.

Etänä voi seurata lauantain päiväohjelmaa (sisätiloissa pidettävä osuus) ja sunnuntain kokousta. Lauantain iltaohjelmaa ei lähetetä etänä.

Huomaa, että lauantai on meille harjoitusta tekniikan käytöstä, emmekä takaa, että kaikki toimii kitkatta. Sunnuntain kokouksessa lähtökohta on, että etäosallistuja pystyy osallistumaan yhtä hyvin kuin läsnä oleva edustaja.

Ennakkovalmistelut:

  • Jos et ole aiemmin käyttänyt Google Meetiä, tutustu ohjeisiin ja valmistaudu tarpeen mukaan. Esimerkiksi jos osallistut mobiililaitteella, asenna sovellus valmiiksi ja kirjaudu siihen hyvissä ajoin ennen kokousta.
  • Tarkista, että jäsenrekisteriin merkityn sähköpostiosoitteesi postilaatikossa on tilaa vastaanottaa uusia viestejä. Mahdollisten äänestysten linkit lähetetään sähköpostitse.

Kokouksessa:

  • Sulje heti aluksi kamerasi kamera-kuvakkeesta. Osallistujien kamerat pidetään kiinni, jotta kaistaa säästyy mahdollisimman hyvälle äänentoistolle.
    • Voit avata kamerasi oman puheenvuorosi ajaksi, jos haluat ja jos kaista riittää. Kuvasi heijastetaan kokoustilan valkokankaalle.
  • Sulje heti aluksi mikrofonisi mikrofoni-kuvakkeesta. Osallistujien mikrofonit pidetään kiinni muulloin kuin oman puheenvuoron aikana.
  • Puheenvuoro pyydetään käyttämällä kädennosto-toimintoa.
  • Puheenvuoro ilmoitetaan suullisesti. Kun saat puheenvuoron, avaa mikrofonisi, ja halutessa myös kamerasi.
  • Kun olet lopettanut puheenvuorosi, muista sulkea mikrofoni ja kamera sekä poistaa kädennosto.
  • Jos saavut kokoukseen nimenhuudon jälkeen tai poistut kokouksesta ennen sen päättymistä, pyydä puheenvuoro ja ilmoita asiasta pöytäkirjaa varten. Äänestyksiin voivat osallistua vain pöytäkirjaan merkityt edustajat.
  • Mahdolliset tekniset kommentit (esimerkiksi pyyntö puhua kovempaa) kirjoitetaan chat-ikkunaan. Muuten toivomme, että chattia käytetään mahdollisimman vähän.
  • Jos kokouksessa toimitetaan äänestyksiä, ne toteutetaan Webropol-palvelulla, joka mahdollistaa suljetun lippuäänestyksen.
    • Linkki äänestykseen lähetetään edustajille sähköpostiin.
    • Kokouksen puheenjohtaja avaa ja sulkee äänestyksen.
    • Varmista, että tallennat äänesi “Lähetä”-napista, jonka jälkeen aukeaa kiitos-sivu.
    • Äänestysongelmissa kirjoita chattiin ja noudata puheenjohtajan antamia ohjeita.

Ongelmatilanteet:

Katso ohjeet yleisimpien ongelmien ratkaisemiseen (sivun alaosa).

Jos nämä neuvot eivät auta, soita 010 4066 202 (Jan Södersved). Yksityiskohtaista teknistä tukea emme pysty antamaan, koska laitteet ovat niin erilaisia, mutta Jan neuvoo parhaansa mukaan.

Laajoissa tai muuten poikkeuksellisissa ongelmatilanteissa (esimerkiksi jos kokous joudutaan keskeyttämään teknisten ongelmien vuoksi) päivitämme lisätietoja tälle sivulle ja edustajien WhatsApp-ryhmään.