Edustajiston syyskokous

BirdlifeSuomi-GoogleMeet logot

Tervetuloa BirdLife Suomen edustajiston sääntömääräiseen syyskokoukseen!

Aika: sunnuntai 22.11. klo 16

Paikka:

  • Kokous järjestetään etäyhteydellä Google Meet -palvelussa (linkki on lähetetty edustajille).
  • Fyysisenä kokouspaikkana BirdLife Suomen toimisto (Annankatu 29 A 16, Helsinki). Paikalle otetaan korkeintaan 10 henkilöä saapumisjärjestyksessä. Emme suosittele fyysiseen kokoukseen osallistumista.

Kokoukseen ei tarvitse ilmoittautua, mutta toivomme edustajien ilmoittavan aikeistaan Webropol-kyselyllä, jonka linkki on lähetetty kaikille edustajille.

Halukkaille järjestetään tiistaina 17.11. klo 18.30–19 harjoittelukokous, jossa voi testata Meet-kokoukseen osallistumista. Linkki tähänkin kokoukseen on lähetetty edustajille.

Osallistuminen

Ohjeet Google Meetin käyttöön löytyvät tästä linkistä.

Ennakkovalmistelut:

  • Tarkista, että olet saanut 22.10. kaikille edustajille Webropolin kautta lähetetyn sähköpostiviestin. Viestissä on linkki kyselyyn, jolla voit kertoa, aiotko osallistua kokoukseen. Jos et ole saanut tällaista viestiä, ota yhteyttä: inka.plit@birdlife.fi
  • Jos et ole aiemmin käyttänyt Google Meetiä, tutustu ohjeisiin ja valmistaudu tarpeen mukaan. Esimerkiksi jos osallistut mobiililaitteella, asenna sovellus valmiiksi ja kirjaudu siihen hyvissä ajoin ennen kokousta.

Kokouksessa:

  • Sulje heti aluksi kamerasi kamera-kuvakkeesta. Osallistujien kamerat pidetään kiinni koko ajan, jotta kaistaa säästyy mahdollisimman hyvälle äänentoistolle.
    • HUOM: Puheenjohtaja ja asioiden esittelijät avaavat kameransa omien puheenvuorojensa ajaksi. Välillä ruudussa näytetään myös kokousdokumentteja.
  • Sulje heti aluksi mikrofonisi mikrofoni-kuvakkeesta. Osallistujien mikrofonit pidetään kiinni muulloin kuin oman puheenvuoron aikana.
  • Puheenvuoro pyydetään kirjoittamalla oma nimi tai pv (=puheenvuoro) chat-ikkunaan.
  • Puheenvuoro ilmoitetaan suullisesti. Kun saat puheenvuoron, avaa mikrofonisi, mutta ei kameraa. Kun olet lopettanut, muista sulkea mikrofoni.
  • Myös mahdolliset muut kommentit (esimerkiksi pyyntö puhua kovempaa) kirjoitetaan chat-ikkunaan.
  • Jos kokouksessa toimitetaan äänestyksiä, ne toteutetaan Webropol-palvelulla, joka mahdollistaa tarvittaessa myös suljetun lippuäänestyksen.
    • Linkki äänestykseen lähetetään edustajille sähköpostiin.
    • Kokouksen puheenjohtaja avaa ja sulkee äänestyksen.
    • Varmista, että tallennat äänesi “Lähetä”-napista, jonka jälkeen aukeaa kiitos-sivu.
    • Äänestysongelmissa kirjoita chattiin ja noudata puheenjohtajan antamia ohjeita.

Ongelmatilanteet

Katso ohjeet yleisimpien ongelmien ratkaisemiseen (sivun alaosa).

Jos nämä neuvot eivät auta, soita 010 4066 202 (Jan Södersved). Yksityiskohtaista teknistä tukea emme pysty antamaan, koska laitteet ovat niin erilaisia, mutta Jan neuvoo parhaansa mukaan.

Laajoissa tai muuten poikkeuksellisissa ongelmatilanteissa päivitämme tälle sivulle lisätietoja (esimerkiksi jos kokous joudutaan keskeyttämään teknisten ongelmien vuoksi).